仕事中に電話がひっきりなしに鳴る!仕事が進まない!効率化できる方法はある?

仕事の悩み
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仕事中に電話がひっきりなしに鳴る!

仕事が進まない〜!効率化できる方法はある?

仕事中に電話がひっきりなしに鳴り響いて「仕事ができない!!」ってこと、ありますよね。

たまたま1日だけ「何か今日はよく電話が鳴ったなぁ〜!」くらいならいいのですが、毎日続くと仕事も進まず、たまっていく一方・・・

 

あなたが「なんで自分ばっかり!?」と思うのも当然です。

こんなときは、どうやって対処していけばいいのでしょうか?

 

本記事では、仕事中に電話がひっきりなしに鳴って仕事が進まない時の対処法と、電話をたくさん受けることによって発生するミスの減らし方を紹介していきます。

カノン
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仕事中に電話がひっきりなしに鳴るデメリット

仕事中に電話が鳴るデメリットって、いっぱいありますよね。

 

まずは、電話が鳴り続けることで発生する問題点をいくつかあげていきますので、今のあなたの状況も思い浮かべながら読んでみてくださいね。

 

自分の仕事が進まない

電話が鳴り続けて一番困るのは、やはり「仕事が進まない」ことだと思います。

 

集中し出したと思ったら「プルル・・・」

計算していたら「プルル・・・」

上司と仕事の話をしていたら「プルル・・・」

カノン
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こんな風に電話が鳴り続けたら、「ちょっと、いい加減にして!」って思いますよね。

でも、電話にイライラして出るわけにも行かないので、ストレスは溜まる一方だと思います。

 

集中力が途切れる

仕事って、やり始めから急に集中できるわけじゃありませんよね。

もちろん、初めからやる気はあるのですが、調子よく進みだすのは少し時間がたってからだと思います。

ちょうど集中し出したころに電話が鳴ると、集中力も途切れてしまいますよね。

 

1回だけの電話ならまだしも、何度も続くと、集中できずにダラダラと仕事が間延びしてしまうことも・・・。

そうなると、全てにおいてマイナスになってしまいますよね(涙)

 

取り次ぎなどのミスが増える

電話が鳴る回数が多いと、取り継ぎのミスも増えがちです。

 

「〇〇さんに△△さんから電話」

「□□さんに、何時に折り返してもらう」

など取り継ぎや伝言も増えますよね。

 

伝達事項が多くなるほどミスも起きやすくなってしまいます。

 

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取り次ぎや伝達のミスをなくすアイデア

どうやって電話の取り次ぎのミスをなくしていけばいいの?

この章では、電話の取り次ぎミスをなくすためのアイデアをご紹介していきます。

 

 

私の職場でみんながやっていた、取り次ぎミスをなくすための方法もご紹介します。

参考にしてみてくださいね♪

 

 

ノートに全て記録する

電話の内容をノートに全て書き込むようにすると、伝達ミスが格段に減りますよ。

 

最近は、会社でのノートの取り方や、専用のノートも販売されています。

ネットで「仕事用 メモ ノート」などと調べてみてください。

色んな商品が販売されていますので、あなたに合ったノートを見つけて活用できたらいいですよね♪

 

電話取り次ぎ専用のメモ帳で効率化する

電話の近くに取り次ぎ専用のメモ帳を置いておき、そこにメモをしていくと、取り次ぎミスも減ります。

それを活用すると良いと思います。

 

私はお客様のことについて伝言することが多く、ミスも許されませんでしたので、メモは常に持ち歩いていました。

ただ、この時注意しないといけないのは、メモした紙を落とさないようにするということです。

不要になった紙はすぐにシュレッダーするようにして、情報が漏れてしまうのを防いでいましたよ。

 

取り継ぐ相手にはメモを書いて渡す

取り継ぐ相手との「言った、言わなかった」問題を防止するためにも、必要なことをメモに書いて渡すといいですよね。

 

渡された相手もメモだと、追加で聞いたことをそこにメモすることもできますので、全てにおいてプラスだと思います。

 

メールを送ってメモの紛失を防ぐ

万が一メモを紛失してしまうと、そこに書かれている情報が外に漏れだしてしまうことになります。

それを防ぐためにも、メールで相手に伝えるという方法もあります。

 

ただ、メールだと気付くのが遅れてしまう場合もありますよね。

その際は、送った相手に「今メールで必要事項を送りましたよ」と直接伝えるといいかもしれませんね。

 

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自分ばかり電話対応していて不満な時の対処法

入社してまだ日が浅いと、どうしても電話対応しないといけない機会も多いもの。

でも、あなたばかり電話に出ていたら仕事も進みませんよね。

そんな不満は、一体どうやって解消していけばいいのでしょうか?

 

この章では、あなたばかりが電話対応していて不満な時の対処法をご紹介していきます。

 

「仕事が覚えられる!」と前向きに捉える

電話がかかってくると、その電話の内容について解決していかないといけません。

解決するためには、自分で考え、分からなければ先輩に聞いたり調べたりしますよね。

 

それによって知識も豊富になるので、「電話対応で仕事内容がたくさん覚えられる!」と前向きにとらえていくのも、社会を生きて行く上で大切なことですね。

 

新人のうちは仕方ないと割り切る

新人のうちは「電話に出るのが仕事」とも言えるくらい、電話に出る機会も多いもの。

 

確かに、「もっと自分の仕事に集中させて!」という思いもあると思います。

でも、電話に出ることが仕事を覚えるための第一歩とも言えます。

なので、「新人のうちは仕方ないか」と割り切ることも大切ですね。

 

むしろ、電話を成長の機会ととらえて、同期と「1日でどちらが多く電話を取れるか」なんて競い合いながら仕事をするのも、お互い切磋琢磨し合うことができていいかもしれませんよ♡

 

電話に出る人を当番制にする

ずっと電話対応していると、仕事も進まなくなってしまいますよね。

 

ですので、電話に出る人を時間や日にちなど、当番制にするのも一つの方法です。

そうすると、個人の負担も不満も減るので、社内の雰囲気も良くなると思います♪

 

仕事が進まないことを上司に相談する

あなたばかりが電話に出てなかなか仕事が進まない・・・

そんな状況が改善されないようであれば、その現状を上司に相談してみてもいいかもしれません。

 

ただし、「電話専用のメモを活用する」「必要事項をメールで送る」など効率化の工夫や対策などを行った上で、上司に相談するようにしましょう。

改善策を何も行っていないまま「電話が鳴り続けるので仕事ができません」と上司に相談しても、工夫してみてくださいと言われて終わる可能性があります。

カノン
カノン

まずは、自分で解決策を考えて実行し、その上で相談することが大切ですね。

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まとめ

ここでは、仕事中に電話がひっきりなしに鳴って仕事が進まない時の対処法と、電話をたくさん受けることによって発生するミスの減らし方を紹介しました。

 

電話が鳴り続けて仕事が進まない時は、本当に困りますよね。

集中し始めたころに電話が鳴ると集中力は欠けるし、仕事もスムーズに進みません。

あなたが「なんで自分ばっかり!?」と思う気持ちも、とってもよく分かりますよ。

 

電話対応も大切な仕事とはいえ、ストレスもたまりますよね。

辛い時は、「自分の仕事だから」と抱え込まず、周りに相談したり、時には助けを求めたりしてみてくださいね。

 

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この記事を書いた人
カノン

現役保育士のカノンです。

社会人1年目に女社会の洗礼に苦しんだ経験あり。
その経験をもとに、悩める新人保育士の心を軽くする情報をお届けします♪

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